Öffentlichkeitsarbeit PDF Drucken E-Mail

Der Josefstag ist ein öffentlichkeitswirksamer Aktionstag, der auf die Situation benachteiligter Jugendlicher und die wichtige Arbeit in den kirchlichen Einrichtungen der Jugendsozialarbeit aufmerksam macht. Deshalb ist auch die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit eine zentrale Säule am Josefstag. Wir haben für Sie einige wertvolle Tipps zusammengestellt. Bei Fragen senden Sie eine Diese E-Mail Adresse ist gegen Spam Bots geschützt, Sie müssen Javascript aktivieren, damit Sie es sehen können an das Projektreferat Josefstag oder rufen Sie an unter: 0211 4693-185.

 

Einladung an die Presse und Nachbericht

Informieren Sie die regionalen Zeitungen und Rundfunkstationen mit einer Pressemitteilung im Vorfeld des Josefstags über Ihre Veranstaltung. Zusätzlich können Sie einen Nachbericht zur Aktion an Ihren Presseverteiler verschicken.

 

Vorankündigung und Presseinladung
Um Ihre Veranstaltung im Rahmen des Josefstags anzukündigen, versenden Sie ein bis zwei Wochen zuvor eine Einladung an die Redaktionen der regionalen Presse und Rundfunkanstalten. Nach Möglichkeit können Sie auch eine Pressemappe verschicken. Um sich in Erinnerung zu rufen, empfiehlt es sich, die Redaktionen durch einen Anruf oder durch eine weitere kurze Pressemitteilung vor der Veranstaltung noch einmal zu kontaktierten. So erfahren Sie auch, ob und welche Pressevertreter planen, Ihre Einrichtung am Josefstag zu besuchen.

Pressemitteilungen nach der Aktion
Versenden Sie noch am Veranstaltungstag, spätestens aber am Folgetag, eine Pressemitteilung zu Ihrer Josefstags-Aktion. Fügen Sie Ihrer E-Mail oder auf Ihrem Fax auch den Hinweis auf Fotomaterial hinzu – ein Service vor allem für die Pressevertreter, die am Aktionstag verhindert waren und trotzdem gerne darüber berichten möchten.

 

Eine Pressemitteilung schreiben

Layout einer Pressemitteilung
  • Briefkopf des Herausgebers
  • der „zusätzliche Briefkopf“ PRESSEMITTEILUNG
  • den Herausgeber mit Adresse angeben (Tel., Fax, E-Mail, Internet)
  • den verantwortlichen Redakteur bzw. die verantwortliche Redakteurin angeben (das ist im Sinne des Presserechts immer eine reale Person – kein Projekt, kein Träger)
  • Schreiben Sie nach Möglichkeit nicht mehr als eine Seite. Nummerieren Sie bei mehrseitigen Pressemitteilungen die Seiten und verweisen auf die Folgeseite (Briefkopf auf den Folgeseiten nicht vergessen).
  • Lassen Sie einen breiten Rand für Anmerkungen der Redaktionen.
  • Verwenden Sie, der Lesbarkeit halber, keine kleinere Schriftgröße als 10 pt und einen Zeilenabstand von 1,5 Zeilen.
  • Geben Sie die Zeichenmenge an:

    (unter WORD (Version 97 bis 2003): Menü „Extras“, Befehl „Wörter zählen“, Angabe „Zeichen (mit Leerzeichen)“)

    (unter Word (Version 2007): Registrierkarte "Überprüfen", "ABC123", Angabe „Zeichen (mit Leerzeichen)“).

    (unter Word (Version 2010): Registrierkarte "Überprüfen", "Wörter zählen", Angabe „Zeichen (mit Leerzeichen)“).

Inhalt einer Pressemitteilung
In einer Pressemitteilung stehen die wichtigsten Informationen am Anfang, Hintergrundinformationen am Ende. So stellen Sie sicher, dass die Journalisten alle relevanten Informationen zuerst lesen. Eine Pressemitteilung ist also wie folgt aufgebaut:

  • Schlagzeile /Überschrift
  • ggf. eine zweite Schlagzeile zur näheren Erläuterung
  • ein Aufrisstext mit den wichtigsten Informationen vorab
    Beantworten Sie hierzu die so genannten W-Fragen: Wer? – Was? – Wann? – Wo? – Warum? – Wie?
  • weiterführende Informationen in kurzen, prägnanten Sätze
    Hier können Sie auch Zitate einflechten (in der Regel nur eine Person, höchstens zwei Personen zitieren).
  • allgemeine Hinweise zur Kampagne und zum Träger der Veranstaltung

Im Download-Bereich haben wir einen Baustein-Pressemitteilung für Sie zur Verfügung gestellt.

 

Presseverteiler

Für eine erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit am Josefstag knüpfen Sie am besten im Vorfeld persönliche Kontakte zu Redakteurinnen und Redakteuren. Es ist durchaus möglich, die (Chef-)Redakteure der Zeitungen und Rundfunkstationen telefonisch zu kontaktieren und auf den Josefstag und die damit verbundene Veranstaltung aufmerksam zu machen. Nicht zu vergessen sind die Kirchenzeitungen. Erkundigen Sie sich, ob Ihre Einrichtung oder Ihr Träger bereits über einen eigenen Presseverteiler verfügt.

 

Pressekonferenzen

Bei einigen Veranstaltungen zum Aktionstag bietet es sich an, vor oder im Laufe der Veranstaltung eine Pressekonferenz (PK) abzuhalten. Pressekonferenzen beginnen grundsätzlich nicht vor 10 Uhr oder nach 18 Uhr. Denn die Mitarbeiter der Redaktionen haben morgens meist Redaktionsbesprechungen und am Abend eventuell andere Veranstaltungen. An der Pressekonferenz sollten zwei, höchstens drei Funktionsträger und eine Moderation teilnehmen. Die Moderation führt durch die Pressekonferenz und organisiert die Redebeiträge: Zunächst informieren die Funktionsträger über die Veranstaltung und den Josefstag. Im Anschluss kann sich ein Gespräch entwickeln, in dem die Journalisten ihre Rückfragen stellen. Räumen Sie nach der PK noch Zeit für Fotos ein und organisieren Sie einen geeigneten Ort dafür. Dies können Sie schon im Vorfeld der PK mit den Journalisten und Fotografen absprechen.

Eine Pressekonferenz dauert zwischen 30 und 45 Minuten. Bereiten Sie eine Pressemappe oder anderes Informationsmaterial zur Kampagne vor, das Sie den Journalisten aushändigen. Dieses Material können Sie auch den Medienvertretern anbieten, die zur PK verhindert waren. Führen Sie eine TeilnehmerInnenliste (Name, Redaktion/Medium, E-Mail, Telefon), damit Sie einen leichteren Überblick über die anwesenden Redaktionen haben. Außerdem können so wichtige Kontakte für künftige Veranstaltungen entstehen.

 

Pressemappen

Zu Ihrer Aktion am Josefstag 2012 Herkunft egal - Ziel klar!“ können Sie auch Pressemappen bereitstellen. In eine Pressemappe gehören in der Regel folgende Dokumente:

 

  • Deckblatt mit Namen, Logo, Ort und Zeitpunkt der Veranstaltung
  • Inhaltsverzeichnis
  • Pressemitteilung
  • weitere Information zum Josefstag, zum Beispiel der Flyer
  • Hintergrundinformationen zur Aktion und den Veranstaltern
  • (wenn vorhanden) Visitenkarte der Einrichtung

 

Pressebetreuung vor Ort

Erkundigen Sie sich im Vorfeld bei den Redaktionen und den Journalisten aus Ihrem Verteiler, welche Pressevertreter Ihre Einrichtung am Josefstag besuchen wollen. In der Regel steht dies einige Tage im Voraus fest. Bestimmen Sie eine/-n Verantwortliche/-n, der/die am Josefstag die Presse empfängt und betreut, ein kurzes Gespräch mit Ihrem Besucher und einigen Jugendlichen oder Mitarbeiter/-innen vermittelt und etwas Zeit für Fotos mit einplant.